Convoyages

Acheminement aller & retour des jeunes avec leurs Animateurs

Les transports - Convoyages

UVAHE s’engage à rendre les transports plus sûrs pour les parents et les enfants

Partie intégrante du séjour, nous considérons qu’un transport simple et efficace est le gage de la réussite des vacances !

Vous voyez, le plaisir des séjours de vacances ou des événements, pour UVAHE commence dès le départ ! Si vous souhaitez obtenir de plus amples informations, n’hésitez pas à nous contacter !

Votre enfant part en séjour ou dans un événement … Il va se faire de nouveaux copains, apprendre la vie en communauté, découvrir de nouveaux horizons, devenir plus autonome. Bref, il va grandir et rentrer à la maison plus ouvert au monde. Vous avez choisi UVAHE comme organisme de séjours de vacances et événements mais aussi le lieu, les activités principales… Une question vous taraude cependant : comment votre enfant va-t-il rejoindre son centre de vacances ou le lieu de l’événement ?

Comment rejoindre la colo ou l’événement ?

Pas de panique, UVAHE a tout prévu !

Le bien-être des enfants et des parents est une de nos priorités. Nous considérons que les vacances commencent dès le voyage et mettons donc un point d’honneur à ce qu’il s’effectue le plus agréablement possible et surtout sans stress pour l’enfant. Ainsi, nous privilégions le TGV. L’occasion pour votre enfant de prendre le temps de faire connaissance avec l’équipe d’animateurs et ses camarades, et de se familiariser avec les lieux.

Comment ça se passe concrètement ?

Nous savons combien le moment du départ, peut être source d’inquiétude. Pour rendre ce moment le plus serein possible, il faut juste un peu d’organisation.

> Parmi la trentaine de villes de départ proposées, vous choisissez la ville la plus proche de votre domicile.

Une convocation individuelle précisant les dates, l’horaire et le lieu de départ, vous sera envoyée au plus tard 21 jours avant le début du séjour, après réception du solde du séjour. Vous ne recevrez pas les titres de transport, ils seront en possession de l'animateur en charge du convoyage.

> Le jour J, il vous sera demandé d’arriver entre 40 et 90 minutes avant l’heure de départ afin d’assurer un départ dans la sérénité, en douceur. Le rendez-vous est en règle générale fixé dans ou devant des lieux, enseignes ou repaires stratégiques, facilement accessibles et visibles.

Des animateurs vous accueilleront et prendront en charge vos enfants jusqu'au lieu du séjour, durant le séjour et lors du trajet retour. L'occasion pour vous de faire connaissance avec les encadrants !

> Sur chaque convoyage, un responsable est nommé, celui-ci est en liaison directe et permanente avec la direction de l’événement ou du centre de vacances ainsi qu’avec la permanence des convoyages accessibles 24h/24 lors des jours de convoyages.

> Lors des jours de convoyages, la Permanence d’UVAHE est accessible par téléphone 24h/24, en effet, c’est le lien entre les familles, les animateurs, le responsable de convoyage et la direction du séjour ou de l’événement. Vous trouverez sur votre convocation son numéro.

Ce numéro ne doit faire l’usage qu’en cas de nécessité : retard au point de rendez-vous, difficulté d’accès, urgences. Passé le jour de convoyage, ce numéro sera désormais obsolète vu la liaison quasi-directe que vous pouvez avoir avec la direction du séjour ou événement.

Une grande souplesse

Accompagner son enfant sur place

Les parents qui le souhaitent pourront amener leur enfant directement sur le lieu de séjour ou d’événement. Dans ce cas, le voyage aller ne vous sera pas facturé. De même au retour, il vous est tout à fait possible de récupérer directement votre enfant sur le lieu: une solution astucieuse si le centre se trouve sur la route des vacances. Dans ce cas, le voyage retour ne vous sera pas facturé non plus.

Choisir une ville de départ différente pour l'aller et le retour

Lors de l’inscription, il vous est tout à fait possible de sélectionner un aller et un retour différent.

Modifier le choix du transport

Il est possible de modifier votre choix de transport au plus tard 4 semaines avant la date de départ, en adressant une demande écrite par mail ou par courrier. Pour tout cas particulier, n'hésitez pas à consulter .

IMPORTANT : Il n’est pas possible d’inscrire votre enfant sur un convoyage avec son propre billet de train.

Pour rappel, les prix des convoyages varient beaucoup en fonction des trains ou avions et prennent en compte :

            > Le prix du billet de votre enfant
            > Le prix du billet des animateurs (amorti sur le nombre d’enfants)
            > Le coût des éventuels frais annexes (hôtel, repas encadrement, assurance, frais administratifs, etc.)

Pour les repas ou collations ?

C’est tout simple !

À l’aller, pour tous les départs avant midi, vous préparez un pique-nique à votre enfant.
Au retour, UVAHE se charge du repas. Si l’arrivée est prévue dans l’après-midi, nous fournissons le goûter (sauf pour les événements) et si elle est prévue dans la soirée (après 19 heures), nous fournissons également le dîner (sauf pour certains événements).

Si mon enfant a un traitement à prendre pendant le voyage ?

Il vous suffit de nous en informer au moment de l’inscription au centre de vacances ou à l’événement. Nos animateurs seront ainsi prévenus. Il ne vous restera plus qu’à leur remettre les médicaments au départ et le traitement sera administré pendant le transport et… si besoin, pendant la durée des vacances aussi, bien entendu !

Et les déplacements pendant la colo ?

UVAHE attache une grande importance à la qualité du séjour ou de l’événement.

Si un déplacement plus long est indispensable, nous nous appuyons sur le professionnalisme de spécialistes du transport.
Pour les très courtes distances, un minibus pourra exceptionnellement être utilisé ; deux adultes seront alors présents avec les enfants : un chauffeur et un animateur.
Pour les séjours à l’étranger, si besoin, les transports locaux sont privilégiés.

La permanence c'est quoi?

Epauler les équipes qui encadrent les séjours de vacances, c’est la mission de l’astreinte téléphonique mise en place par UVAHE à toute heure du jour ou de la nuit durant le déroulement de nos colos et jours de convoyages.
Quotidiennement, un responsable d’astreinte se relaie pour assister le cas échéant une équipe d’animation. Lesquels peuvent déclencher un plan de gestion de crise en cas d’événement grave.
Le plus souvent, les appels reçus dans ce cadre sont cependant d’ordre bénin. Les directeurs de séjours sont par exemple invités à contacter le siège pour avertir lorsque tous les enfants participant à leur séjour sont bien arrivés. Les animateurs mobilisés pour les convoyages en train appellent parfois pour des précisions sur le voyage qu’ils vont effectuer. Et la ligne téléphonique reste également accessible pour les parents seulement pour les jours de convoyages. Le numéro du centre sera aussi communiqué au parents.
Pour ces derniers, l’urgence est souvent… que leur enfant prenne le train à l’heure ! Il n’est pas rare que certaines familles peinent à trouver le point de rendez-vous dans les gares parisiennes et s’inquiètent que leur enfant manque le train. La permanence téléphonique est alors disponible pour assister les parents et les guider jusqu’au train. Nous intervenons aussi lorsque le train est déjà parti, pour trouver des solutions de remplacement.
L’équipe de permanence a pour rôle principal de conseiller au mieux les équipes d’animation. Certaines situations demandent du recul pour être analysées posément, ce que ne permet pas toujours l’implication émotionnelle des équipes sur le terrain. Les responsables d’astreinte ont alors pour but de dresser un panorama précis de chaque situation pour prendre une décision. Sauf cas bénin, les décisions associent le directeur du séjour, le responsable d’astreinte pour permettre une réflexion collégiale sur la conduite à tenir.
Suivre l’état de santé d’un enfant entré la veille à l’hôpital, gérer l’envoi en urgence de matériel sur un séjour, remplacer un animateur au pied levé… Cette permanence permet de garantir la sécurité des enfants accueillis.